سرخط خبرها
خانه / انگلیسی | English / آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)

آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)

در ادامه سری جذاب آموزش های زبان انگلیسی زبانچه، در این پست نحوه نوشتن نامه و ایمیل به زبان انگلیسی و بطور اصولی را به شما آموزش می دهیم. در این آموزش به کمک مثال، هم حالت رسمی و هم غیررسمی در نگارش نامه و ایمیل را به شما یاد خواهیم داد. بدلیل حساسیت این موضوع و اشتباهات موجود در وب سایت های ایرانی دیگر در این زمینه، این مطلب را بادقت و برگرفته و چکیده از ۴ منبع معتبر Myenglishteacher, Englishlive, Thoughtco و Nmu  تدوین کردیم.

آموزش نحوه نوشتن ایمیل حرفه ای در زبان انگلیسی (ایمیل رسمی یا غیررسمی)

بسیاری از دانشجویان و اساتید، بازرگانان و … کار ارتباطات را به کمک ایمیل انجام می دهند، بنابراین شناخت ساختار و نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه ای بسیار ضروری می باشد. برای این کار:

۱- با سلام شروع کنید

برای این کار، اگر طرف ایمیل با شما دوست صمیمی است، از Dear Ali (کلمه Dear باضافه نام کوچک طرف مقابل) شروع کنید. اگر رابطه شما رسمی است باید بعد از کلمه Dear نام خانوادگی او را تایپ کنید (Dear Mrs. Mohammadi).

اگر نام یا نام خانوادگی طرف تان را نمی دانید با یکی از عبارت های زیر شروع کنید:

To Whom it may concern (به مسئول زیربط …)

Dear Sir/Madam (خانم یا آقای عزیز..)

۲- از گیرنده تشکر کنید

این مرحله را فقط زمانی انجام دهید که یک مشتری، یا متقاضی در باره شرکت شما یا خدمات شما سوالی دارد. برای این کار بعد از مرحله ۱ باید از عبارت Thank you for contacting ABC company (ممنون که با شرکت ABC ارتباط برقرار کردید).

اما اگر مشتری نبود و برای یک نفر ایمیلی فرستادید و او به شما پاسخ داد، از یکی از این دو عبارت استفاده کنید:

Thank you for your prompt reply (بابت پاسخ سریع تون متشکرم)

Thanks for getting back to me (ممنون که پاسخ دادید)

۳- هدف و موضوع اصلی را بنویسید

اگر مرحله ۲ را داشتید که مرحله ۳ را بعد از تشکر انجام دهید. اگر نه، بعد از مرحله ۱ مستقیم به سراغ این مرحله بیایید. هدف تان از نوشتن ایمیل را اینجا بگویید.

هدف شما ممکن است: درخواست چیزی باشد، پیشنهاد کمک باشد، انتقاد باشد، عذرخواهی باشد و …

مثلا …I am writing to enquire about (این ایمیل را می نویسم چون سوالی در زمینه … دارم) یا مثلا …I am writing in reference to (این ایمیل را در ارتباط با … می نویسم)

و بلافاصله بعد از استفاده از این عبارت ها، به سراغ توضیحات اصلی بروید و بطور کوتاه و واضح متن اصلی را بنویسید.

۴- متن نزدیک به اختتام یا پایان ایمیل را بنویسید

قبل از اینکه ایمیل خود را بصورت کامل به اتمام برسانید مودبانه است که یک بار دیگر از طرف خود برای خواندن ایمیل تشکر کنید. مثلا Thank you for your patience and cooperation (بخاطر صبر و همکاری شما سپاسگذارم) یا مثلا می توانید بجای تشکر مجدد، اطمینان حاصل کنید که طرف شما، متن را متوجه شده است یا با هم توافق کرده اید: I look forward to hearing from you (منتظر پاسخ شما هستم)

۵- ایمیل را تمام کنید

بعد از نوشتن ایمیل، با یکی از عبارت های مودبانه زیر (به معنای با احترام هستند) ایمیل را به اتمام برسانید:

Best regards

Sincerely

Thank you

نکته: برای نامه های غیر رسمی فقط نکته ۱ و ۳ لازم است. بقیه مراحل اختیاری هستند.

مثال از یک ایمیل رسمی

 

آموزش نحوه نوشتن نامه (Letter) رسمی و غیر رسمی در زبان انگلیسی

هر نامه رسمی که به آن نامه بیزینسی هم می گویند از ۶ بخش اصلی تشکیل می شود:

۱- عنوان (Heading)

عنوان که همیشه هم بصورت چپ چین و در گوشه بالا سمت چپ نوشته می شود شامل نام شما، آدرس تان و تاریخ نوشتن نامه می شود (اجباری). ممکن است که بخواهید تلفن، فکس و ایمیل خود را هم قبل از نوشتن تاریخ اضافه کنید (اختیاری). همیشه دقت کنید که اول نام، بعد آدرس، و در آخر هم تاریخ نامه نوشته شوند:

Ms. Jane Doe
۵۴۳ Washington St
Marquette, MI 49855
:Tel
:Fax
:Email
June 28, 2011

۲- آدرس گیرنده (طرف مقابل)

بطور کامل آدرس طرف مقابل تان را بنویسید. همیشه عنوان طرف (Dr. یا مثلا Prof یا Mrs و…) را اگر می دانید در بخش آدرس بنویسید، اگر نه که فقط نامش را بنویسید. این بخش هم مثل مرحله ۱ در قسمت چپ نوشته می شود. حتما یک خط فاصله بین مرحله ۱ و ۲ خالی بگذارید.

۳- سلام و عرض ادب (Greeting یا Salutation)

این بخش را بر عکس ایمیل، همیشه رسمی می نویسیم (چه طرف مقابل صمیمی باشد یا نه). بصورت Dear+ نام و عنوان طرف (“Dear Dr. Mohammadi”). نکته هم اینجاست که همیشه این عبارت را در داخل ” کولن قرار دهید.

۴- بخش اصلی نامه (The body)

این بخش هسته اصلی نامه شماست. در نامه های زبان انگلیسی همیشه فاصله خطوط را single space و خطوط را چپ چین کنید. اینجا هر چیزی که می خواهید را بصورت مختصر و مفید بنویسید. فقط دقت کنید که بین مرحله ۳ و این مرحله باز هم یک خط فاصله رها کنید. ضمنا بین هر پاراگراف در این بخش، یک خط فاصله رها کنید.

۵- عبارت پایانی (The complimentary close)

عبارتی کوتاه و مودبانه که نامه شما را تمام می کند. مثل ایمیل اینجا هم از عباراتی مثل Thank you و Sincerely استفاده می کنیم. دقت کنید که این عبارت مثل مرحله ۱ بصورت چپ چین و درراستای آن باشد، اما در پایین نامه

۶- امضای شما (The signature line)

نام خود را بصورت کامل بنویسید و امضا کنید.

مثال از نامه رسمی

Ali Mohammadi

۱۲۳ Elm Ave
Treesville, ON M1N 2P3
November 7, 2016

Mr. M. Leaf
Chief of Syrup Production
Old Sticky Pancake Company
۴۵۶ Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Dear Mr. Leaf

Let me begin by thanking you for your past contributions to our Little League baseball team. Your sponsorship aided in the purchase of ten full uniforms and several pieces of baseball equipment for last year’s season.

Next month, our company is planning an employee appreciation pancake breakfast honoring retired employees for their past years of service and present employees for their loyalty and dedication in spite of the current difficult economic conditions.

We would like to place an order with your company for 25 pounds of pancake mix and five gallons of maple syrup. We hope you will be able to provide these products in the bulk quantities we require.

As you are a committed corporate sponsor and long-time associate, we hope that you will be able to join us for breakfast on December 12, 2016.

sincerely,

امضا

همچنین ببینید

قواعد صرف زمان ها در زبان انگلیسی به زبان ساده (Tenses)

زبانچه امروز آموزش مهمی را آماده کرده ، یکی از مهم ترین بخش های گرامر …

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *